Jednym z obowiązków osób prowadzących działalność gospodarczą jest wystawianie dokumentów świadczących o dokonaniu transakcji związanych z pełnionymi usługami. Na wystawienie faktu podatnik ma z reguły czas do 15 dnia miesiąca po czasie, w którym nastąpiła sprzedaż. Jak wystawić fakturę? Oto 10 rzeczy, które warto wiedzieć o dokumentach finansowych!

Jak wystawić fakturę – 10 rzeczy, które warto wiedzieć o dokumentach finansowych!

Podstawą prawną, w oparciu o którą należy korzystać z możliwości wystawiania faktur, jest Ustawa o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 roku. Jak wystawić fakturę poprawnie? Co jeszcze warto wiedzieć? Zebraliśmy dla Was najważniejsze informacje!

#1 Jak wystawić fakturę, co powinien zawierać dokument?

Każdy, kto prowadzi firmę, musi dokumentować swoje sprzedaże oraz płacić podatek dochodowy od uzyskanego dochodu. Aby udokumentować transakcje, należy przedstawić dowód księgowy – fakturę VAT, paragon lub rachunek.

Faktura to dokument finansowy, który powinien zawierać:

  • Datę i miejsce wystawienia
  • Numer faktury
  • Datę wykonania lub zakończenia usługi
  • Dane sprzedawcy oraz nabywcy (imię i nazwisko, nazwa firmy, adres, numery NIP)
  • Nazwę towaru, lub usługi
  • Cenę towaru lub usługi – jednostkową oraz całościową
  • Kwoty ewentualnych rabatów
  • Stawki podatkowe, w tym także z podziałem na stawki podatku
  • Łączną wartość netto towarów lub usług, z uwzględnieniem stawek podatku oraz sprzedaży zwolnionej z VAT
  • Kwotę należności ogółem

Inne informacje, które mogą się znaleźć dodatkowo na fakturze, to termin zapłaty, sposób zapłaty za wykonaną usługę lub zakupiony towar oraz numer konta bankowego firmy, która wystawia dokument.

#2 Jak numerować faktury?

Najprostszym sposobem na numerowanie dokumentów finansowych jest użycie numeru oraz roku wystawienia faktury lub użycie kolejno: numeru, miesiąca oraz roku (numery przydzielamy każdego miesiąca na nowo).

Przykładowe numerowanie faktury: 1/03/2019

Numery można nadawać w jednej serii lub w różnych seriach (np. dla każdego oddziału firmy osobno). Każda faktura musi posiadać unikalny numer, który nie powtarza się na żadnym innym dokumencie wystawionym przez firmę.

Każdy przedsiębiorca ma obowiązek przechowywać dokumenty finansowe przez okres do 5 lat. To czas, po którym przedawnienie podatkowe się przedawnia.

Pamiętaj: błędnie wystawiona faktura może zostać zakwestionowana przez administrację podatkową!

#3 Czym jest faktura zaliczkowa? Co to takiego faktura pro-forma?

Faktura zaliczkowa to faktura dotycząca towaru lub usługi, za który płatność będzie zrealizowana w przyszłości (po wykonaniu usługi lub dostarczeniu towaru). Przed wykonaniem usługi klient musi jednak zapłacić zaliczkę. Po wykonaniu usługi wystawia się fakturę końcową, pomniejszoną o kwotę wcześniejszej wpłaty.

Faktura proforma to faktura informująca o cenie danego towaru lub usługi. Po opłaceniu proformy towar zostaje wysłany, a kupujący otrzymuje zwykłą fakturę. Faktura proforma nie jest uznawana za dokument księgowy. Dopiero po wystawieniu faktury VAT można uwzględnić daną transakcję w kosztach i przychodach firmy!

#4 Czym jest faktura korygująca? Co to takiego nota korygująca?

Faktura korygująca to dokument wystawiany w sytuacji, gdy po wystawieniu faktury konieczna jest zmiana dokumentu, np. wskutek naliczenia rabatu lub popełnienia pomyłki w obliczeniach. Fakturą korygującą można modyfikować ilość, kwotę, cenę lub stawkę podatku, która widnieje na fakturze.

Faktura korygująca powinna zawierać numer i datę wystawienia, dane zawarte w fakturze pierwotnej, przyczynę korekty oraz wyrazy: „faktura korygująca” lub „korekta”.

Nota korygująca jest wystawiana przez odbiorcę faktury, w sytuacji, gdy zauważy on, że popełniono błąd dotyczący danych jego firmy. Dokument ten daje prawo do odliczenia VAT, pod warunkiem, że posiada podpis sprzedawcy.

Nota korygująca powinna zawierać numer i datę wystawienia, dane sprzedawcy oraz nabywcy, dane zawarte w fakturze pierwotnej, wskazanie treści korygowanej oraz wyraz „nota korygująca”. Dokument ten może zostać wystawiony w wersji elektronicznej.

#5 Czym są faktury bez VAT?

Faktury bez VAT to dokument finansowy wystawiany przez podatnika, który jest tzw. bezwatowcem. Przedsiębiorca, którego obroty sprzedażowe nie przekraczają sumy równej 200 000 złotych w skali roku mogą być zwolnieni z obowiązku płacenia podatku VAT

#6 W ilu kopiach należy sporządzać faktury? Kiedy można anulować dokument?

Faktury należy sporządzać w dwóch kopiach – oryginał otrzymuje nabywca, natomiast kopia trafia do dokumentacji sprzedawcy. W przypadku, gdy podatnik z jakichś powodów nie otrzymał faktury pierwotnej lub uległa ona zniszczeniu, można wystawić duplikat.

Duplikaty faktur wystawia się na wniosek nabywcy, dokument ten jest równie ważny w świetle prawa, jak faktura pierwotna. Prośba o wystawienie duplikatu może zostać wystosowana w formie ustnej.

Fakturę można anulować w sytuacji, gdy transakcja nie doszła do skutku lub faktura nie trafiła do obrotu (np. została zagubiona w trakcie transportu z towarem do klienta). Anulowane faktury nie podlegają ewidencji księgowej, ale również muszą być przechowywane z dokumentacją firmy.

#7 Czy termin na wystawienie faktury można wydłużyć?

Jeśli chodzi o termin zapłaty, standardem jest 7 lub 14 dni na zapłatę za usługę. W niektórych przypadkach przedsiębiorcy mają więcej czasu na wystawienie dokumentów finansowych.

Są to sytuacje, gdy mamy do czynienia z takimi usługami, jak:

  • Usługa budowlana
  • Druk książek
  • Świadczenie usług telekomunikacyjnych
  • Najem lub dzierżawa
  • Leasing samochodu, nieruchomości lub maszyn
  • Obsługa prawna i biurowa
  • Dostawa energii elektrycznej, lub cieplnej

Dla usług budowlanych jest to czas do 30 dnia od dnia wykonania usługi. W przypadku dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, a także świadczenia usług o charakterze telekomunikacyjnym fakturę należy wystawić wraz z upływem terminu płatności. W szczególnych przypadkach sprzedawca może wystawić fakturę z 21 – dniowym terminem płatności, na wniosek kupującego.

#8 Czy faktury elektroniczne są równoważne z tradycyjnymi dokumentami?

Faktury w wersji elektronicznej są równoważne z tradycyjnymi papierowymi fakturami. Do obowiązków sprzedawcy należy przesłanie faktury mailem lub udostępnienie jej na serwerze, by klient mógł pobrać dokument.

Wysyłanie faktur w formie elektronicznej, jako plik PDF to duże ułatwienie dla przedsiębiorców, ponieważ nie trzeba tracić czasu na osobiste dostarczanie faktur lub wysyłkę tradycyjną pocztą. Należy jednak pamiętać o tym, że aby e-faktura była zgodna z przepisami, musi zostać wystawiona i przesłana w formacie elektronicznym, z zachowaniem autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności. W sytuacji, gdy do klienta została wysłana faktura papierowa, a następnie jej skan, taki dokument nie jest uznawany za fakturę elektroniczną.

#9 Czy możliwe jest wystawiania faktur VAT w obcej walucie i języku?

Faktury można wystawiać także w obcych językach oraz walutach. Korzystamy z tej opcji wtedy, gdy wykonujemy daną usługę na rzecz zagranicznego kontrahenta. Na fakturze walutowej musi się obowiązkowo znaleźć zapis o przeliczeniu podatku na polski złoty.

#10 Czy można jakoś uprościć wystawianie faktur?

Proces wystawiania faktur można zautomatyzować oraz uprościć. W tym celu można zainstalować darmowy program do faktur lub skorzystać z komercyjnych rozwiązań, dedykowanych branży biznesowej.

Zasady wystawiania faktur – dlaczego to takie ważne, by zainwestować w dobry program do wystawiania faktur?

Dobry program do wystawiania faktur pozwala znacznie zminimalizować ryzyko wystąpienia błędu. Dzięki takim rozwiązaniom jak systemy WAPRO ERP dla biznesu praca jest zautomatyzowana i przyspieszona. Wystarczy podać NIP, a dane kontrahenta są w sposób automatyczny pobierane z bazy GUS.

Dzięki programom WAPRO ERP możesz bezpiecznie i szybko wystawiać:

  • Faktury VAT
  • Faktury proforma
  • Faktury zaliczkowe
  • Faktury walutowe
  • Faktury VAT Marża
  • Noty korygujące
  • Faktury korygujące
  • Rachunki
  • Paragony
  • Noty księgowe

I wiele innych rodzajów dokumentów finansowych! To innowacyjne rozwiązanie, bez którego niemożliwy jest rozwój współczesnej firmy, niezależnie od jej branży i skali.

WAPRO ERP dla firm to oprogramowanie, które będzie wspierać Twoją firmę każdego dnia. Dzięki temu systemowi możliwa jest integracja różnych działów przedsiębiorstwa oraz zwiększenie efektywności pracowników. Oprogramowanie WAPRO ERP to także: optymalizacja wydatków, automatyzacja pracy, lepsze wykorzystanie zasobów firmy, łatwiejsze planowanie, lepsza obsługa dokumentacji i wyższa jakość obsługi klienta.

WAPRO Fakturka – innowacyjny program do wystawiania faktur dla Twojego biznesu!

Jak wystawiać faktury? Możesz w tym celu wykorzystać moduł WAPRO Fakturka! To prosty program do szybkiego i wygodnego wystawiania dokumentów finansowych. Aplikacja optymalizuje zarządzanie sprzedażą i jest łatwa w użytkowaniu. Można z niej korzystać w sklepach i zakładach usługowych. Jest także zalecana dla osób, które prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą.

Program można zintegrować z modułami WAPRO Kaper i WAPRO Fakir, dzięki temu cała firma może pracować na jednej, wspólnej bazie danych i wymieniać się informacjami. Dzięki dodatkowemu bezpłatnemu rozszerzeniu możliwe jest także wystawianie pliku JPK.

WAPRO Fakir – czyli jak zoptymalizować pracę księgowości

Nowoczesne programy ERP umożliwiają także prowadzenie ewidencji, księgowanie wynagrodzeń pracowników oraz sporządzanie deklaracji podatkowych. Program, który zoptymalizuje pracę księgowości to WAPRO Fakir (Finanse i Księgowość). Aplikacja automatyzuje weryfikację NIP, pobiera kursy walut, a także inne dane z GUS.  Program jest aktualizowany na bieżąco, tak, by być zgodnym ze zmieniającymi się przepisami prawa. Moduł WAPRO Fakir może działać niezależnie (jako samodzielny system) lub w integracji z innymi modułami WAPRO ERP (np. WAPRO Mag lub WAPRO Fakturka). Aplikacja została stworzona z myślą o małych i średnich firmach.

Wypróbuj systemy WAPRO ERP i zadbaj o rozwój swojego biznesu!