Strona główna / Aktualności / Dokumentacja w firmie – jak o nią dbać?
Dokumentacja w firmie - jak o nią dbać?

Dokumentacja w firmie – jak o nią dbać?

Dokumentacja firmowa to wszelka korespondencja prowadzona zarówno wewnątrz firmy, jak i pomiędzy firmą i kontrahentami oraz klientami. Jak zadbać o bezpieczeństwo przechowywanych papierów? Zapraszamy do lektury!

Księgowa dokumentacja w firmie

Jednym z najważniejszych rodzajów dokumentacji firmowej są dane finansowe. Do takich dokumentów zaliczmy m.in. sprawozdania finansowe oraz księgi podatkowe. Dokumentacja finansowa może dotyczyć zarówno funkcjonowania firmy (wtedy mamy do czynienia z dokumentacją wewnętrzną), jak i klientów przedsiębiorstwa (dokumentacja zewnętrzna). Aby zachować sprawny przebieg papierów finansowych, należy  regularnie archiwizować dokumenty oraz pamiętać o tym, by ważne z punktu widzenia polskiego prawa dane były zabezpieczone przed dostępem osób nieupoważnionych. Dane księgowe, które powinno się przechowywać, to księgi podatkowe, ewidencje, rejestry VAT sprzedaży oraz zakupów, dowody księgowe, dokumenty związane z inwentaryzacją oraz sprawozdania finansowe.

Tradycyjna dokumentacja papierowa

Mimo że powoli odchodzi się od tradycyjnej papierowej dokumentacji, niektóre firmy wciąż korzystają z takiego sposobu przechowywania danych. Papierowa dokumentacja w firmie również powinna być należycie zabezpieczona. Akta, sprawozdania i umowy powinno się trzymać w szafach pancernych lub w pomieszczeniach, do których dostęp dla nieupoważnionych osób jest ograniczony. Pomieszczenie z cenną dokumentacją musi być dodatkowo chronione systemem alarmowym, a teczki, w których przechowywane są pliki, powinny być wykonane ze specjalnego papieru bezkwasowego (tzw. papier muzealny lub archiwalny), który wykazuje najwyższą odporność na starzenie się i pozwala na długotrwałe przechowywanie dokumentów.

Postaw na elektroniczne rozwiązania!

Jedną z najwygodniejszych metod archiwizacji danych jest elektroniczny system przechowywania dokumentacji. Elektroniczny obieg dokumentów w dzisiejszych czasach to nie tylko rozwiązanie bezpieczne, ale i znacznie przyspieszające pracę oraz obieg dokumentów w firmie. Aby dodatkowo zabezpieczyć dane, warto wdrożyć w firmie dobre nawyki i regularnie sporządzać kopie zapasowe, które można przechowywać na zewnętrznych dyskach oraz w chmurach internetowych.

Nie tylko przechowuj, ale i niszcz!

Aby zapewnić swojej firmie szybki i efektywny obieg dokumentów, warto zadbać o to, by nie magazynować niepotrzebnych papierów. Niszczenie dokumentów jest ważne także w kontekście bezpieczeństwa danych klientów. Dokumenty zawierające tzw. wrażliwe dane należy niszczyć w specjalnie stworzonych do tego celu biurowych niszczarkach. Wyrzucenie do kosza nie gwarantuje w pełni bezpieczeństwa!

Jeśli nie mamy w firmie pracownika wyspecjalizowanego w archiwizacji dokumentacji firmowej ani możliwości stworzenia oddzielnego pomieszczenia na archiwum, warto skorzystać z pomocy profesjonalnych firm zajmujących się kompleksowym zarządzaniem dokumentacją. Dzięki nim dokumentacja w firmie nie tylko będzie prowadzona porządnie, ale i zgodnie z przepisami obowiązującymi w polskim prawie!