Jak oprogramowanie ERP rewolucjonizuje zarządzanie firmami szkoleniowymi
Dokumentacja firmowa to wszelka korespondencja prowadzona zarówno wewnątrz firmy, jak i pomiędzy firmą i kontrahentami oraz klientami. Jak zadbać o bezpieczeństwo przechowywanych papierów? Zapraszamy do lektury!
Księgowa dokumentacja w firmie
Jednym z najważniejszych rodzajów dokumentacji firmowej są dane finansowe. Do takich dokumentów zaliczmy m.in. sprawozdania finansowe oraz księgi podatkowe. Dokumentacja finansowa może dotyczyć zarówno funkcjonowania firmy (wtedy mamy do czynienia z dokumentacją wewnętrzną), jak i klientów przedsiębiorstwa (dokumentacja zewnętrzna). Aby zachować sprawny przebieg papierów finansowych, należy regularnie archiwizować dokumenty oraz pamiętać o tym, by ważne z punktu widzenia polskiego prawa dane były zabezpieczone przed dostępem osób nieupoważnionych. Dane księgowe, które powinno się przechowywać, to księgi podatkowe, ewidencje, rejestry VAT sprzedaży oraz zakupów, dowody księgowe, dokumenty związane z inwentaryzacją oraz sprawozdania finansowe.
Tradycyjna dokumentacja papierowa
Mimo że powoli odchodzi się od tradycyjnej papierowej dokumentacji, niektóre firmy wciąż korzystają z takiego sposobu przechowywania danych. Papierowa dokumentacja w firmie również powinna być należycie zabezpieczona. Akta, sprawozdania i umowy powinno się trzymać w szafach pancernych lub w pomieszczeniach, do których dostęp dla nieupoważnionych osób jest ograniczony. Pomieszczenie z cenną dokumentacją musi być dodatkowo chronione systemem alarmowym, a teczki, w których przechowywane są pliki, powinny być wykonane ze specjalnego papieru bezkwasowego (tzw. papier muzealny lub archiwalny), który wykazuje najwyższą odporność na starzenie się i pozwala na długotrwałe przechowywanie dokumentów.
Postaw na elektroniczne rozwiązania!
Jedną z najwygodniejszych metod archiwizacji danych jest elektroniczny system przechowywania dokumentacji. Elektroniczny obieg dokumentów w dzisiejszych czasach to nie tylko rozwiązanie bezpieczne, ale i znacznie przyspieszające pracę oraz obieg dokumentów w firmie. Aby dodatkowo zabezpieczyć dane, warto wdrożyć w firmie dobre nawyki i regularnie sporządzać kopie zapasowe, które można przechowywać na zewnętrznych dyskach oraz w chmurach internetowych.
Nie tylko przechowuj, ale i niszcz!
Aby zapewnić swojej firmie szybki i efektywny obieg dokumentów, warto zadbać o to, by nie magazynować niepotrzebnych papierów. Niszczenie dokumentów jest ważne także w kontekście bezpieczeństwa danych klientów. Dokumenty zawierające tzw. wrażliwe dane należy niszczyć w specjalnie stworzonych do tego celu biurowych niszczarkach. Wyrzucenie do kosza nie gwarantuje w pełni bezpieczeństwa!
Jeśli nie mamy w firmie pracownika wyspecjalizowanego w archiwizacji dokumentacji firmowej ani możliwości stworzenia oddzielnego pomieszczenia na archiwum, warto skorzystać z pomocy profesjonalnych firm zajmujących się kompleksowym zarządzaniem dokumentacją. Dzięki nim dokumentacja w firmie nie tylko będzie prowadzona porządnie, ale i zgodnie z przepisami obowiązującymi w polskim prawie!
