Jednoosobowa działalność a JPK – jakie przepisy obowiązują mikroprzedsiębiorców?

Jednolity plik kontrolny – co to takiego? Jak wysłać plik JPK? Jednoosobowa działalność a JPK – co warto wiedzieć? Z tego artykułu dowiesz się więcej na temat JPK dla mikroprzedsiębiorców!

Jednolity plik kontrolny – co to takiego?

Jednolity plik kontrolny, w skrócie JPK, to zestaw danych dotyczący zakupów i sprzedaży realizowanych w firmie w danym okresie. Rozwiązanie to zostało wprowadzone przez Ministerstwo Finansów po to, by poprawić aktualny system podatkowy. Jego celem jest również skrócenie czasu kontroli podatkowej oraz zmniejszenie uciążliwości procesów związanych z kontrolą podatkową.

Korzyści, jakie wynikają z wprowadzenia JPK dla przedsiębiorców to przede wszystkim digitalizacja dokumentów i zmniejszenie wydatków związanych z prowadzeniem i obsługą tradycyjnej dokumentacji papierowej. Zalety wynikające z utworzenia JPK dla przedsiębiorstw to także szansa na monitorowanie rozwoju firmy. Jednolity Plik Kontrolny umożliwia bowiem przeprowadzenie wewnętrznego audytu i wykrycie nieprawidłowości w dokumentacji podatkowej.

Dane w postaci pliku JPK mogą być szybko analizowane, dzięki czemu kontrola podatkowa jest o wiele łatwiejsza i przebiega sprawniej oraz skuteczniej. Plik składa się z kilku struktur, w tym między innymi ewidencji zakupu i sprzedaży, podatkowej księgi przychodów i rozchodów, a także księgi rachunkowej.

Do składania pliku JPK zobowiązani są wszyscy czynni podatnicy VAT. Jedyną strukturą JPK, którą należy przesyłać regularnie (co miesiąc) do Ministerstwa Finansów, jest JPK_VAT. Pozostałe struktury przekazuje się tylko i wyłącznie na prośbę właściwego Urzędu Skarbowego.

JPK_VAT, czyli ewidencje zakupu i sprzedaży VAT to jedna z najważniejszych struktur, ponieważ obejmuje takie dane, jak data sprzedaży, data wystawienia, opodatkowanie sprzedaży, informacje o nabywcy i wystawcy faktury, numer faktury, a także dane dotyczące sprzedaży niepodlegającej opodatkowaniu.

Pozostałe struktury JPK, których nie trzeba wysyłać co miesiąc (tak jak JPK_VAT), ale należy je gromadzić i przedstawić na wezwanie Urzędu Skarbowego, to:

• Dane dotyczące prowadzonej gospodarki magazynowej (JPK_MAG)
• Dane dotyczące prowadzonej księgi przychodów i rozchodów (JPK_PKPIR)
• Ewidencja przychodów (ryczałt)(JPK_EWP)
• Dane dotyczące prowadzonej księgi rachunkowej (JPK_KR)
• Faktury VAT (JPK_FA)
• Wyciągi bankowe (JPK_WB)

Każda ze struktur pliku JPK składa się jeszcze dodatkowo z różnych sekcji, są to sekcje:

• Nagłówkowa
• Merytoryczna
• Kontrolna

Jak wysłać plik JPK?

Plik JPK, czyli informacje o prowadzonej ewidencji w formie JPK_VAT przesyła się do 25. dnia każdego miesiąca, za miesiąc poprzedni. W praktyce oznacza to, że należy wysłać do 25 kwietnia informację za marzec itd.

Plik powinien mieć określony układ i posiadać format xml. Jeśli 25. dzień miesiąca wypada w sobotę lub dzień, który jest ustawowo wolny od pracy, czas na przesłanie JPK jest wydłużony do pierwszego kolejnego dnia roboczego. JPK_VAT nie należy wysyłać za pośrednictwem zwykłej poczty e-mail, należy skorzystać z oprogramowania dostępnego na stronie Ministerstwa Finansów.

W odpowiedzi na poprawnie przesłany plik przedsiębiorca uzyskuje dostęp do Urzędowego Poświadczenia Odbioru (w skrócie UPO). To dowód doręczenia pliku JPK. W dokumencie UPO zawarte są między innymi dane dotyczące daty i godziny przekazania ksiąg, ma on za zadanie chronić przedsiębiorcę w sytuacji, gdy będzie trzeba udowodnić fakt przesłania KPJ do Ministerstwa Finansów.

Przedsiębiorcy przysługuje prawo do odroczenia terminu złożenia JPK_VAT. Odpowiednio umotywowany wniosek należy złożyć (przed upływem terminu na dostarczenie pliku JPK) do naczelnika Urzędu Skarbowego.

UWAGA: regularne, comiesięczne przesyłanie plików JPK dotyczy także tych przedsiębiorców, którzy do tej pory rozliczali się kwartalnie!

Jak wysłać plik JPK w bezpieczny sposób?

JPK_VAT to plik ustandaryzowany, który składa się z:

• danych pozwalających na zidentyfikowanie podatnika
• danych dotyczących dokumentów sprzedażowych i zakupowych

Dane wykazane w pliku JPK powinny być zgodne z ujętymi w deklaracji VAT. Jak wysłać plik JPK? Dokument należy wypełnić oraz wysłać drogą elektroniczną do organów podatkowych, czyli Urzędu Skarbowego. Aby uprościć przedsiębiorcom proces wysyłania Jednolitego Pliku Kontrolnego, Ministerstwo Finansów utworzyło specjalną platformę online, za której pośrednictwem można w łatwy i szybki sposób przesłać dane.

UWAGA: JPK nie obowiązuje w formie papierowej, dokument należy przesłać do Urzędu Skarbowego w formie cyfrowej! Aby wysyłka pliku JPK się powiodła, konieczny jest profil zaufany ePUAP lub elektroniczny podpis.

Pliki JPK zawierają cenne informacje dla firmy, z których można wnioskować o sytuacji gospodarczej o finansowej. Dane te są chronione i szyfrowane, mają do nich dostęp jedynie upoważnieni pracownicy Ministerstwa Finansów.

Dane przekazywane w ramach JPK są objęte tajemnicą skarbową i są przetwarzane zgodnie z zasadami bezpiecznego przetwarzania danych określonymi w Polityce Bezpieczeństwa Informacji Centrum Przetwarzania Danych Ministerstwa Finansów.

Jakie są konsekwencje w sytuacji, gdy nie złoży się JPK_VAT go w terminie?

Niezłożenie w terminie pliku JPK grozi poważnymi konsekwencjami i jest uznawane jako wykroczenie lub nawet przestępstwo. Odpowiedzialność za niezłożenie pliku JPK w terminie ponosi zawsze podatnik, jego działanie może zostać odebrane jako udaremnienie lub utrudnienie wykonania czynności służbowej przez organ skarbowy.

Kara za nieprzesłanie pliku (traktowane jako wykroczenie) może wynieść od 200  złotych do nawet 42 000 tysięcy złotych. Wysokość grzywny jest ustalana w oparciu o sytuację majątkową firmy, a także możliwości zarobkowe sprawcy wykroczenia.

Jeśli brak przesłania JPK został uznany za przestępstwo skarbowe, kara za niedotrzymanie terminu może wynieść nawet kilka milionów złotych! Kary mogą zostać nałożone także na te osoby, które wypełniły dokument nierzetelnie lub niezgodnie z prawdą. Po zauważeniu błędów w dokumencie księgowym należy dokonać w nim korekty.

Co w sytuacji, gdy w danym miesiącu nie zrealizowało się żadnej sprzedaży?

W sytuacji, gdy podatnik składa zerową deklarację VAT-7, należy także złożyć zerowe JPK. W pliku będą widoczne wtedy tylko i wyłącznie pola identyfikujące przedsiębiorcę.

Podmioty zobowiązane do stosowania JPK to przedsiębiorstwa małe, średnie oraz duże. Obowiązek składania Jednolitego Pliku Kontrolnego spoczywa także od niedawna na mikroprzedsiębiorcach. Co się z tym wiąże?

Jednoosobowa działalność a JPK – jakie zasady wiążą się z JPK dla mikroprzedsiębiorców?

Za mikroprzedsiębiorcę jest uznawana każda firma, która zatrudniała średniorocznie mniej niż 10 pracowników (nie wliczając w to osób, które przebywają na urlopach rodzicielskich lub wychowawczych, albo są zatrudnione w celu przygotowania zawodowego) oraz osiągnęła roczny obrót netto w wysokości nieprzekraczającej 2 milionów euro.

Firmy zatrudniające więcej niż 10 osób rocznie lub osiągające obroty większe niż 2 mln euro są już uznawane za małych przedsiębiorców.

Od stycznia 2018 roku mikroprzedsiębiorcy również muszą przesyłać JPK_VAT. Plik ten zawiera dane ewidencjonowane w rejestrze zakupów i sprzedaży. Przedsiębiorcy, którzy korzystają ze zwolnienia od podatku od towarów i usług, a także organizacje międzynarodowe realizujące zadania publiczne, nie są zobowiązane do wysyłania pliku JPK.

Obowiązek wysyłki JPK dotyczy także tych firm jednoosobowych, które nie zatrudniają pracowników. W przypadku mikroprzedsiębiorców, którzy nie posiadają kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub zaufanego profilu ePUAP, możliwe jest skorzystanie z funkcji podpisów osoby do tego upoważnionej (np. księgowej, odpowiedzialnej za prowadzenie rachunkowości w firmie).

UWAGA: Jednolity plik kontrolny dla mikroprzedsiębiorcy należy wysyłać do Ministerstwa Finansów, stamtąd dane są przekazywane wewnętrznie właściwym urzędom skarbowym. Potwierdzeniem poprawnej wysyłki Jednolitego Pliku Kontrolnego jest plik UPO.

Jak przygotować plik JPK? Co to takiego WAPRO JPK ERP?

Plik JPK można przygotować i przesłać za pomocą programu do prowadzenia księgowości. Procedura jest łatwa i szybka, ponieważ JPK_VAT można wysłać bezpośrednio z systemu ERP. Oprogramowanie ERP to modułowe aplikacje, których celem jest wspieranie przedsiębiorców w zarządzaniu firmą. To nowoczesne rozwiązanie dla firm handlowych, produkcyjnych i usługowych. Programy ERP są także dedykowane mikroprzedsiębiorcom.

Systemy ERP wspierają kluczowe obszary działań firmy, pozwalają także na wykonywanie cennych dla rozwoju przedsiębiorstwa analiz. To aplikacje, które wspomagają w podejmowaniu decyzji oraz automatyzują wiele procesów biznesowych. Zapewniają także bezpieczeństwo.

WAPRO JPK ERP to program, którego zadaniem jest tworzenie sprawozdawczości JPK z modułów WAPRO ERP. Program zapisuje dane w dozwolonym formacie, czyli XML, korzystając z firmowych danych, takich jak:

• Księgi rachunkowe oraz podatkowe księgi przychodów i rozchodów
• Ewidencja przychodów, obrotu magazynowego oraz VAT
• Wyciągi bankowe

Aplikacja umożliwia podgląd i weryfikację danych przed wysyłką, a także je przechowuje w bezpieczny sposób. Automatycznie pobierany jest także plik UPO. Dzięki takim rozwiązaniom jak WAPRO JPK ERP możesz zautomatyzować import i eksport danych oraz przesłać pliki JPK do Ministerstwa Finansów lub Urzędu Skarbowego. Aplikacja ta powstała zgodnie z najnowszymi przepisami prawa i jest regularnie aktualizowana.

WAPRO JPK to rozszerzenie, które wymaga do działania aktualnej wersji jednego z modułów WAPRO ERP. Można z niego korzystać we współpracy z WAPRO Kaper, WAPRO Fakturka, WAPRO Fakir lub WAPRO Mag. Program umożliwia pracę na tej samej bazie danych wielu pracownikom oraz rejestruje ich aktywność.