Zarządzanie informacją w firmie – co zrobić, by firmowe dane były bezpieczne?

Interesuje Cię polityka bezpieczeństwa w firmie oraz polityka bezpieczeństwa informacji? Chcesz się dowiedzieć, jak zoptymalizować przepływ informacji w firmie? Co można jeszcze usprawnić? Z tego artykułu dowiesz się jak poprawić zarządzanie informacją w firmie!

Zarządzanie informacją w firmie – co warto wiedzieć?

Planowanie funkcjonowania firmy wiąże się nie tylko z zaplanowaniem strategii sprzedażowej, czy marketingowej. Ważnym elementem, który ma wpływ na rozwój przedsiębiorstwa, jest także zarządzanie informacją w firmie. Co warto wiedzieć na ten temat?

Przepływ informacji w firmie to szereg działań związanych z dokumentami i danymi, wykonywanych każdego dnia w przedsiębiorstwach. Składają się na nie: drukowanie, kopiowanie i skanowanie dokumentów, a także archiwizacja plików. Dokumenty, które są sporządzane w firmie to na przykład umowy z pracownikami i kontrahentami.

Do firmowej dokumentacji należą także uchwały, pisma urzędowe oraz dokumenty finansowe, czyli faktury. Aby firma dobrze funkcjonowała na rynku, konieczne jest bezpieczne zarządzanie jej dokumentacją. Niezależnie od branży, czy wielkości firmy, trzeba dbać o odpowiednią politykę bezpieczeństwa w firmie. Jak to zrobić? Czym są dane osobowe?

Ochrona danych osobowych w firmie

Dane osobowe to zestaw danych o charakterze osobowym, które są dostępne według określonych kryteriów. Podstawą do przetwarzania danych osobowych jest zgoda osoby, której one dotyczą. Procedury związane z przetwarzaniem danych osobowych opisuje dokładnie ustawa z dnia 10 maja 2018 o ochronie danych osobowych.

Do gromadzenia i przetwarzania danych osobowych dochodzi każdego dnia, w codziennej działalności przedsiębiorstwa. Dane osobowe są przetwarzane podczas wykonywania rozmów, mailowania oraz przesyłania ofert do klientów. Zgodnie z ustawą RODO, aby zapewnić maksymalne bezpieczeństwo, dane osobowe powinny być szyfrowane.

Obowiązek opracowania polityki bezpieczeństwa dotyczy wszystkich administratorów danych osobowych. Skuteczność środków zabezpieczających należy regularnie testować.  Warto pod tym kątem szkolić pracowników, tak, by znali i rozumieli stosowane zasady oraz procedury.

Polityka bezpieczeństwa w firmie – jak o nią zadbać?

Zarządzanie informacją w firmie to nadzorowanie przepływu informacji, począwszy od momentu utworzenia danego dokumentu, przez jego przetwarzanie przez oddziały firmy, aż do jego zniszczenia, w sposób bezpieczny. Jak zadbać o politykę bezpieczeństwa w firmie?

1. Zadbaj o to, by wszyscy pracownicy zostali powiadomieni o zasadach związanych z przepływem informacji w firmie, szkol ich regularnie w tym zakresie
2. Korzystaj z bazy danych – dziel pliki na grupy, miejsca, kategorie, pozycje
3. Nigdy nie nadawaj dostępu do danych niepowołanym do tego osobom
4. Stosuj odpowiednio silne hasła, zarówno na komputerach, jak i służbowych skrzynkach mailowych.
5. Twórz regularnie kopie zapasowe, na wypadek awarii
6. Korzystaj z najnowszego oprogramowania informatycznego
7. Korzystaj z zaktualizowanego oprogramowania antywirusowego
8. Oddzielaj dane firmowe od danych prywatnych.
9. Określaj lokalizację ważnych dokumentów, tak, by każdy pracownik mógł je łatwo znaleźć

Polityka bezpieczeństwa informacji – czym powinien się charakteryzować dobry system informacyjny?

Zarządzanie informacją w firmie jest skuteczne tylko i wyłącznie wtedy, gdy opiera się na skutecznym systemie informacyjnym.

Dobry system informacyjny to taki system, który:

• Ma możliwość modułowego rozbudowywania, według potrzeb przedsiębiorstwa
• Jest aktualny i zgodny z najnowszymi przepisami prawa
• Umożliwia odnalezienie w krótkim czasie informacji potrzebnych do wykonywania zadań przez pracowników firmy
• Dostarcza kompletnych informacji z bazy, którą można przeszukiwać pod kątem wybranych parametrów
• Umożliwia integrację danych pomiędzy różnymi oddziałami firmy
• Dostarcza cennych informacji, pomocnych w podejmowaniu trafnych decyzji biznesowych
• Usprawnia obrót danych, gwarantując jak najkrótszą drogę przepływu
• Redukuje koszty przetwarzania danych i informacji w firmie
• Gwarantuje odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych

Które oprogramowanie spełnia wszystkie powyższe podpunkty? Warto zainteresować się systemami ERP dla biznesu!

Systemy ERP a przepływ informacji w firmie

Zarządzanie informacją w firmie to aspekt, którym możemy zająć się samodzielnie lub wynająć do tego zewnętrzny podmiot. Aby zapewnić sprawny przepływ informacji, zawsze warto skonsultować sposób zarządzania danymi z profesjonalistą w tej dziedzinie. Jeśli nie chcesz zdecydować się na outsourcing w zakresie przechowywania dokumentów, warto wesprzeć się nowoczesnymi technologiami, takimi jak systemy ERP!

Konieczność optymalnego i bezpiecznego zarządzania informacjami dotyczy każdej firmy. Nowoczesne programy ERP umożliwiają nie tylko obrót informacji, ale też ich bezpieczne przechowywanie oraz porządkowanie. Dzięki wsparciu informatycznemu można przeprowadzić szybko inwentaryzację dokumentów, a także bezpiecznie zniszczyć dane i pliki, bez ryzyka, że otrzyma do nich dostęp ktoś, kto jest do tego niepowołany.

Inteligentne zarządzanie informacją może podnieść wydajność pracy w firmie. Im więcej czynności jest zautomatyzowanych, tym bardziej pracownicy są odciążeni z nużących i monotonnych obowiązków. Mniejsze jest także ryzyko popełnienia błędu. Prostsze procedury wiążą się z większym zadowoleniem i komfortem w pracy, co przedkłada się na wyższą efektywność.

Systemy ERP pozwalają na dostęp do informacji z dowolnego urządzenia, bez zakłócania zachodzących w firmie procesów. Migracja danych tak, by znajdowały się w jednym miejscu i były dostępne dla wszystkich upoważnionych do ich odczytu osób, nie jest ani kosztowna, ani czasochłonna. Pracownicy mogą przeglądać informacje bez wpływu na innych użytkowników, którzy w tym samym czasie korzystają z systemu.

WAPRO ERP – idealny system do zarządzania informacją dla Twojego biznesu!

Oprogramowanie WAPRO ERP to wielofunkcyjny system, dedykowany małym średnim i dużym firmom. Program jest na bieżąco dostosowywany do zmieniających się przepisów prawa i umożliwia między innymi sprawne i bezpieczne zarządzanie firmowymi danymi.

Wdrożenie systemu WAPRO ERP w firmie jest bardzo łatwe. Instalacja serwera baz danych MS SQL oraz instalacja aplikacji WAPRO ERP jest jednoetapowa. Proces instalacji uruchamia się automatycznie, po zaakceptowaniu warunków i postanowień licencji instalator przystępuje do zainstalowania składników programu. Dlaczego warto wdrożyć w przedsiębiorstwie systemy WAPRO?

Systemy Asseco WAPRO ERP mają na celu przede wszystkim zautomatyzowanie pracy i usprawnienie zarządzania biznesem. Aplikacja stanowi potężne wsparcie w skutecznym zarządzaniu przedsiębiorstwem, To nie wydatek, lecz inwestycja!

Jeśli szukasz programu, który:

• zautomatyzuje operacje księgowe
• usprawni przepływ informacji w firmie
• zoptymalizuje zarządzanie sprzedażą i magazynem
• umożliwi Ci sprawne prowadzenie sklepu internetowego
• usprawni prowadzenie ksiąg podatkowych
• pozwoli zarządzać aukcjami
• umożliwi przeprowadzanie skomplikowanych analiz dotyczących kondycji firmy
• pozwoli zarządzać kadrami i płacami
• zoptymalizuje koszty związane z prowadzeniem działalności

Wypróbuj oprogramowanie WAPRO ERP!

To dobrze trafiłeś! WAPRO to narzędzie, którego celem jest automatyzacja pracy, digitalizacja danych oraz optymalizacja kosztów prowadzenia biznesu. Moduły WAPRO mogą działać niezależnie (jako oddzielne programy) lub w integracji z pozostałym modułami. Oprogramowanie można rozbudowywać zgodnie z potrzebami przedsiębiorstwa, system jest gotowy do działania od razu po zainstalowaniu.

W zależności od potrzeb możesz wdrożyć w swojej firmie:

• WAPRO Analizy – to program analityczny, który wspiera podejmowanie decyzji biznesowych. Aplikacja jest uzupełnieniem funkcjonalnym pozostałych modułów WAPRO ERP. Rozszerzenie pozwala na tworzenie wszechstronnych analiz dotyczących działania firmy, analizy wykonywane bezpośrednio w bazach źródłowych, dzięki czemu użytkownik ma dostęp do wszystkich danych z poziomu jednej aplikacji.
• WAPRO Aukcje – to aplikacja, która wspiera procesy sprzedażowe na Allegro, dzięki niej możliwe jest wystawianie produktów na aukcjach, synchronizowanie transakcji i zoptymalizowanie procesów posprzedażowych.
• WAPRO B2B – to nowoczesna platforma współpracy biznesowej, dzięki której możliwe jest sprawne prowadzenie sklepu internetowego. Moduł jest zintegrowany z WAPRO Mag, dzięki czemu wymiana danych jest dwukierunkowa.
• WAPRO B2C – to nowoczesna platforma e-commerce umożliwiająca prowadzenie sklepów internetowych z ofertą kierowaną do klientów końcowych. Platforma posiada szereg rozszerzeń dodatkowych, takich jak inteligentna wyszukiwarka oraz moduł akcji promocyjnych.
• WAPRO Best – to system do zarządzania majątkiem trwałym, umożliwiający tworzenie zestawień ewidencyjnych, dokumentów księgowych oraz dokumentacji środków trwałych przedsiębiorstwa
• WAPRO Fakir – to aplikacja dedykowana dla firm handlowych, produkcyjnych i usługowych, a także biur rachunkowych, które zadaniem jest automatyzacja operacji księgowych
• WAPRO Fakturka – to program do wystawiania faktur – prosty, łatwy i intuicyjny. Dedykowany sklepom, zakładom usługowym i osobom, które prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą
• WAPRO Gang – to profesjonalne narzędzie ochrony danych osobowych, program służy do zarządzania kadrami i płacami i ułatwia prowadzenie ewidencji kadrowej
• WAPRO iBusiness – to mobilna aplikacja do zarządzania biznesem. Program daje ciągły dostęp do firmowych danych w trybie do odczytu. Dzięki temu rozwiązaniu przedsiębiorca może podejmować skuteczne decyzje związane z firmą.
• WAPRO Kaper – to system do prowadzenia księgowości, dedykowany małym firmom
• WAPRO Mag – to system służący do obsługi magazynu i sprzedaży, usprawniający prowadzenie ewidencji towarowej i wartościowej, zarządzanie relacją z klientem oraz kontrolę finansów firmy
• WAPRO Mobile – to profesjonalna aplikacja, która umożliwia zdalny i bezpieczny dostęp do informacji, z każdego urządzenia i miejsca, szczególnie przydatna dla pracowników terenowych, np. przedstawicieli handlowych